ユーザーインタビューの日程調整、候補日を出し合うのをやめた理由と今使っているツールについて

こんな方におすすめ

• ユーザーインタビューの日程調整をメールの候補日やりとりで進めていて、地味に手間を感じている
• ToC向けインタビューで「相手が日程調整ツールを使えるか不安」と感じている
• クライアント企業＋自社＋インタビュイーの三者間で日程を合わせる必要がある

候補日をメールで出し合うのをやめた理由

Kumonoはクライアント企業の顧客理解を支援する会社で、その過程でユーザーインタビューをする機会がかなり多いです。BtoBの商談だけでなく、ToCのお客様にオンラインでお話を聞くケースも日常的にあります。

日程調整の方法について突然ですが、お話できればと思うのですが、メールで「この日のこの時間はいかがでしょうか」と候補日を出す運用、めちゃくちゃしんどくないですか？

複数人に同時にインタビューを打診しているとき、Aさんの返信を待っている間にBさんから同じ枠で「その日でお願いします」と返ってくるとパニックになりますよね。仮ブロックしておくにしても、返信が来ないまま数日経つと、この枠は空けておくべきなのか開放していいのか判断しづらいです。

当社では、候補日を出し合うやり方自体がダブルブッキングのリスクを構造的に抱えていると感じて、日程調整ツールを使っています。

メールで打診すること自体はそのままで、文面にツールのリンクを貼って「こちらからご都合のよい日時をお選びください」とお伝えする形です。

「相手がツール使えないのでは」問題

クライアントの方からよく質問をいただくのが、「うちのお客さんITリテラシーそこまで高くないんで、日程調整ツール送っても使い方がわからないかもしれない…」という話です。

結論から言うと、今まで日程調整ツールを使いこなせなかったケースはゼロです。

生存者バイアスがあるのでは？という意見（無差別にツールURLをばら撒いて、ツールに抵抗のないリテラシーの人のみがインタビューされている偏りがあるのでは？）が聞こえてきそうですが、違います。

個別にDMを送ってインタビュー打診を行い、OK連絡をいただいた方にURLをお渡ししてインタビューにこぎつけているので、日程調整URLを使いこなすリテラシーが高いか低いかは、選定には関係がない、という前提があるためです。

万が一ツールに不慣れな方がいた場合も、「もしツールでの操作が難しければ、ご都合のよい日時をそのままメールでご返信ください」と一言添えておけばいいだけです。「ダメならメールで返してもらえばいい」と思えるだけで、こちらも気負わずツールのリンクを送れます。

おすすめツール①：Googleカレンダーの予約スケジュール

まず手軽さで言えば、Googleカレンダーの予約スケジュール機能です。もしみなさんが既にGWSに課金しているのであれば、追加費用なしで使えるのでおすすめの方法ではあります。

自分のカレンダーに空き枠を設定して、予約用のリンクを発行するだけ。相手がそのリンクを開くと空いている日時が一覧で表示されるので、そこから選んでもらえばそのまま予定が確定します。

社内メンバーを招待した状態でリンクを作ることもできます。ただし、Googleカレンダー単体でも複数カレンダーの空き確認はできますが、外部ドメインの共同主催者には制約があるため、社外をまたぐ三者調整はSpirのほうが扱いやすいです（共同主催者や予約ページの仕様はGoogle公式ヘルプを参照）。

お金をかけずにまず日程調整ツールを試してみたいなら、ここから始めるのがいいと思います。

おすすめツール②：Spir

もうひとつが、筆者が前職時代から通算5年以上使い続けているSpirです。日程調整に特化したツールで、Googleカレンダーと比べてできることの幅が広いです。

特にユーザーインタビューの文脈でありがたいのは、この4つですね。

複数社のカレンダーをまたいで空き枠を出せる。 クライアント企業のユーザーインタビューに、クライアントの担当者も同席したいとなると、ちょっと話が難しくなってきます。先方が自社ドメインのGWSアカウントをこちら用に発行してくれることもあるんですが、そのアカウントにこっちの予定を全部入れるわけにもいかないですよね。Spirなら複数のカレンダーを接続して、全員が空いている枠だけをインタビュイーに提示できます（空き時間リンクの使い方はSpir公式ヘルプを参照）。

参加必須メンバーと、出られれば参加のメンバーを優先度つきで組める。 たとえばインタビューに出られるメンバーが3人いて、「この人は必須、この人は出られれば出る」みたいな条件をAnd/Orの組み合わせで設定できます（チームプランの空き時間リンクで利用可能）。全員必須にすると枠が減りすぎるし、かといって誰でもいいわけでもない、という場面で地味に助かります（And/Or条件の設定はSpir公式ヘルプを参照）。

リマインドメールを自動で送れる。 ユーザーインタビューはBtoBの商談と違って、相手にとっての優先度がどうしても高くないですよね。すっぽかしのリスクは正直あります。Spirなら確定した日時の前日17時にリマインドメールが自動送信されるので、当日になって「あ、今日でしたっけ」を防げます。空き時間リンクで調整した場合は、キャンセルや再調整もツール上で完結します（リマインドメールの仕様はSpir公式ヘルプを参照）。

Slack連携がワンポチでできる。 ユーザーインタビューってセッティングまでがなかなか決まらなかったりして、少ししんどいんですよね。だからこそ、日程が確定した瞬間にSlackに通知が飛んでくると「あ、来たぞ！」という勢いが生まれます。Googleカレンダーでも GAS を書けば同じことはできますが、設定画面からポチッと有効にするだけで済むのは手軽でいいです（Slack通知の設定はSpir公式ヘルプを参照）。

Googleカレンダーの予約スケジュールとSpir、どっちがいいか

ユーザーインタビューの日程調整という用途に絞って比べてみます。

	Googleカレンダー予約スケジュール	Spir（無料）	Spir（チームプラン）
料金	GWSの料金に含まれる（Starter年契約で月額800円/ユーザー〜。リマインド自動送信等はBusiness Standard以上が必要）	無料（3人まで）	月額6,600円〜（5名）
複数カレンダーの空き枠統合	自分が編集権限を持つカレンダーの空き確認は可能。ただし外部ドメインの共同主催者追加には制約あり	個人のカレンダー複数接続は可能	異なるドメインのカレンダーをまたいで統合できる
参加者の必須/任意設定	なし	なし	あり（空き時間リンクでAnd/Or条件を設定可能）
リマインドメール	Business Standard以上など対象プランで利用可能	前日17時に自動送信（1回）	空き時間リンクの場合、任意のタイミングに設定可能。それ以外は前日17時固定
キャンセル・再調整	予約者がキャンセル可能。再調整は手動	空き時間リンクなら再調整しやすい。確定型・投票型は挙動が異なる	空き時間リンクなら再調整しやすい。確定型・投票型は挙動が異なる
相手に必要なもの	基本不要。必要に応じてメール認証あり	不要（リンクを開くだけ）	不要（リンクを開くだけ）

※ Googleカレンダー側のプランごとの機能差はGoogle Workspaceの料金と予約スケジュールのプラン差分を参照してください。予約時のメール認証の仕様はGoogle公式ヘルプで確認できます。各ツールとも仕様は変更されることがあるので、最新情報は公式ヘルプもあわせてご確認ください。

自社だけでインタビューを完結できる場合や、まずコストをかけずに試したい場合はSpirの無料プランかGoogleカレンダーで十分です。

一方で、クライアント企業の担当者も同席するようなケースでは、ドメインの異なるカレンダーをまたいで空き枠を出せるSpirのチームプランのほうがかなり楽です。Kumonoの場合はまさにこのパターンが多いので、Spirを使わせていただいております。

まとめ

ユーザーインタビューの日程調整は、候補日をメールで出し合うやり方だとダブルブッキングのリスクがつきまといます。日程調整ツールに切り替えるだけで、このストレスはほぼなくなります。

「相手がツールを使えないのでは」という心配も、実際にはほぼ問題になりません。「ダメならメールで返してください」と一言添えておけばいいだけです。

自社だけで完結するインタビューならGoogleカレンダーかSpirの無料プランで十分。クライアント企業の担当者も同席するケースが多いなら、Spirのチームプランがおすすめです。

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